Fichier des écritures comptables (FEC)
Le FEC marque une grande avancé dans la comptabilité et son contrôle mais tout d’abord qu’est-ce que le FEC. C’est une norme d’écriture comptable. Ainsi tous les logiciels utilisés doivent répondre à ce format afin de pouvoir faciliter le travail de vérification de l’administration. Cette obligation à commencer à partir du 1er janvier 2014 pour toute les structures tenant une comptabilité informatique. Cela a donc grandement impacté le travail des comptables.
Cela facilite grandement le travail de l’administration. Si toutes les personnes utilisent le même système informatique alors ils ne perdront pas de temps d’adaptation et ont créer des systèmes de contrôle utilisable à chaque fois. Inutile de préciser que la non-utilisation de FEC est punit par a loi en cas de contrôle.
Le FEC une obligation
Pour les cabinets cette norme change certaines choses. Tout d’abord la suppression d’écriture créer des « trous » dans la base de données et clignote en rouge en cas de contrôle de l’administration car cela peut couvrir une fraude. Il ne faut donc plus se tromper ou alors on pourra être amené à se justifier. Cette manœuvre permet de ne pas créer de vide dans la base de données et en cas de contrôle il suffira d’indiquer à l’administration le compte comprenant toutes les écritures supprimées afin qu’elle puisse les vérifier.
Le FEC oblige qu’à chaque fin d’exercice (une fois toutes les déclarations fiscales faites). De faire ce qu’on appelle une clôture définitive de l’exercice. Qui par définition ne permet plus de modifier la comptabilité des années antérieures afin qu’aucune fraude ne faite. C’est un problème pour deux raisons. La rectification de la comptabilité nous amène parfois être à établir des écritures rectificatives. Cette interdiction peut en effet être justifie afin que les écritures des exercices antérieurs ne soient pas falsifiées. La norme FEC enregistre la date et l’heure de chaque modification ; il suffit de comparer la date de déclaration aux modifications postérieure à celle-ci.
Les champs du FEC
Il est très important de bien indiquer la référence de chaque écriture. Tout d’abord l’administration peut facilement faire apparaître les écritures sans référence et demander la présentation des pièces justificatives ou demander la pièce en fonction de la référence indiquée. On peut se dire qu’il suffit d’indiquer le numéro de facture de chaque facture et le problème est réglé. Néanmoins un oubli ou une manipulation ratée de la part de celui qui saisit peut arriver. Le problème peut se poser dans l’importation de fichiers de banque par exemple, il faudra indiquer une référence (même s’il n’y pas de numéro de facture), sinon cela entraîner des anomalies dans le FEC. Il faut aussi éviter de mettre des « / » qui peut altérer la base de données en cas d’exportation.
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